Komunikasi merupakan unsur terpenting dalam kemajuan atau mempertahankan keberlangsungan hidup suatu organisasi. tanpa adanya komunikasi maka organisasi tidak akan berjalan sesuai rolenya. Sebelum menjelaskan pentingnya arti sebuah komunikasi dalam organisasi maka kita harus mengetahui apa itu arti komunikasi, bagaimana indikatornya, tahapan apa saja yang ada dalam komunikasi, apa fungsi dari sebuah komunikasi, apakah ciri-ciri dari komunikasi, dan permasalahan apa saja yang sering timbul dikala berkomunikasi dalam organisasi.
Terdapat banyak ahli yang mengartikan sebuah komunikasi diantaranya :
- Effendy, 2000 : 13 memberikan pengertian komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan.
- Handoko, 2002 : 30 mengemukakan bahwa komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain.
Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain melalui media tertentu yang menghasilkan sebuah informasi.
Dalam memahami komunikasi, maka kita harus mengetahui apa saja indikator dalam mencapai komunikasi yang efektif. Indikator komunikasi agar efektif ada empat diantaranya :
- Pemahaman,
Merupakan suatu kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana yang disampaikan oleh komunikator. Dalam hal ini komunikan dikatakan efektif apabila mampu memahami secara tepat. Sedang komunikator dikatakan efektif apabila berhasil menyampaikan pesan secara cermat. - Kesenangan,
Apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan ke dua belah pihak. Sebenarnya tujuan berkomunikasi tidaklah sekedar transaksi pesan, akan tetapi dimaksudkan pula untuk saling interaksi secara menyenangkan untuk memupuk hubungan insani. - Pengaruh pada sikap,
Apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita.
4. Hubungan yang makin baik,
Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit di sebaliknya, yakni untuk membina hubungan baik.
Selain daripada indikator adapun tahapan-tahapan dalam melakukan aktivitas komunikasi, seperti berikut :
1. Persepsi.
Persepsi adalah pandangan, pantauan, dan pemaknaan indera terhadap segala sesuatu yang ada di sekeliling kita. jadi segala sesuatu yang ada di sekeliling kita harus diperssepsikan terlebih dahulu. persepsi itu sendiri biasa didapatkan dari penglihatan, pendengaran, pemahaman, baca buku dan lain-lain.
2. Ideasi.
Otak yang merekam hasil ideasi, dalam komputer ideasi seperti memori yang menyimpan data-data yang tertangkap oleh panca indera.
3. Transmisi.
Mengkomunikasikan ideasi ke orang lain, semakin banyak persepsi yang kita ketahui semakin banyak ideasi yang bisa kita komunikasikan dengan orang lain.
Suatu aktivitas tidak mungkin tidak memiliki fungsi dalam menggunakannya, begitu pula komunikasi memiliki fungsi yang amat penting dalam kehidupan sehari-hari. Fungsi-fungsi tersebut menurut ahli seperti William I. Gorden bahwa komunikasi memiliki 4 fungsi yakni fungsi komunikasi :
1) Sebagai komunikasi sosial, Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri kita, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang menghibur, dan memupuk hubungan dengan orang lain. Melalui komunikasi kita bekerja sama dengan anggota masyarakat lainnya (keluarga, kelompok belajar, kelompok tempat tinggal, dan negara secara keseluruhan) untuk mencapai tujuan bersama.
2) Sebagai komunikasi ekspresif, Erat kaitannya dengan komunikasi sosial adalah komunikasi ekspresif. Fungsi komunikasi ekspresif adalah untuk menyatakan ekspresi dari seseorang ketika ia melakukan proses komunikasi. Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyatakan perasaan (emosi) kita. Perasaan tersebut dikomunikasikan terutama melalui pesan-pesan nonverbal.
3) Sebagai komunikasi ritual, Erat kaitannya dengan komunikasi ekspresif adalah komunikasi ritual, yang biasanya dilakukan secara kolektif. Suatu komunitas sering melakukan upacara-upacara berlainan sepanjang tahun dan sepanjang hidup, yang disebut para antropolog sebagai rites of passage. Dalam acara-acara itu orang mengucapkan kata-kata atau menampilkan perilaku-perilaku simbolik. Mereka yang berpartisipasi dalam bentuk komunikasi ritual tersebut menegaskan kembali komitmen kepada tradisi keluarga, komunitas, suku, bangsa, negara, ideologi, atau agama, dan
4) Komunikasi instrumental, Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum : menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakan tindakan, dan juga menghibur. Bila diringkas, maka kesemua tujuan tersebut dapat disebut membujuk (bersifat persuasif). Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja kita gunakan untuk menciptakan atau membangun hubungan, namun juga untuk menghancurkan hubungan tersebut. Menurutnya, fungsi komunikasi tampaknya tidak sama sekali independen, melainkan juga berkaitan dengan fungsi-fungsi lainnya, meskipun terdapat suatu fungsi yang dominan.
Adapun ciri-ciri komunikasi diantaranya sebagai berikut :
- Komunikator, orang yang menyampaikan pesan
- Komunikan, orang yang menerima pesan
- Pesan, suatu informasi yang akan disampaikan
- Media, suatu alat dalam pengiriman pesan
- Feedback, timbale balik dari pesan yang diperoleh
Dalam melakukan aktivitas komunikasi dalam organisasi pasti akan menemukan suatu hambatan atau gangguan antara setiap unsur-unsur komunikasi. Gangguan tersebut dapat timbul baik dari komunikator, komunikan,pesan, media, ataupun respon yang diberikan.
Menurut Andri ” Hasan” Hardiansyah terdapat 10 hambatan atau hal-hal yang dapat mnyebabkan suatu permasalahan akibat dari komunikasi yaitu :
- Bahasa, Jika seorang komunikator atau komunikan berkomunikasi dengan bahasa yang berbeda, kemungkinan akan terjadi banyak kesalahpahaman bahkan terjadinya hubunganyang tidak jelas. Jika pada proses komunikasi komunikator merasa bahasa yangdigunakannya tidak dipahami, maka komunikator harus sering meluangkan waktu untuk menjelaskan tentang beberapa hal yang ingin di bicarakan kepada komunikan.
- Budaya, hambatan budaya ini menjadi hal yang sangat penting. satu pantangan bagi sangkomunikator untuk beranggapan, bahwa komunikan tumbuh dengan filosofi, gaya hidup,adat istiadat yang sama. Maka kita tidak boleh “menyamaratakan” penggunaan teknik berkomunikasi kepada setiap komunikan. Hindari anggapan bahwa komunikanmempunyai pemikiran yang sama ketika menghadapi suatu permasalahan. Jika komunikator menemukan miskomunikasi dalam suatu hubungan, atau bahkan komunikan merasa tersinggung, maka cepatlah lakukan analisis mengapakomunikan punya anggapan lain terhadap pesan yang disampaikan. Hal ini bisa sajaterjadi karena budaya yang berbeda yang dimiliki oleh sang komunikan. jika hal initerjadi maka Hormati persepsi komunikan dan cobalah temukan beberapa persamaan persepsi maka disanalah peluang komunikator untuk kembali membangun komunikasiyang “nyambung”.
- Kebenaran yang semu (benar tidak salah tidak), Salah satu hambatan utama komunikasi adalah kata-kata yang dibumbui dengankebohongan, misalnya jika komunikator menginginkan sesuatu dari seseorang, makaseribu dalih kebohongan pun dikeluarkan untuk merayu komunikan agar memenuhituntutan komunikator, hal ini merupakan hal yang wajar, biasanya dilakukan untuk dijadikan suatu penegasan agar sang komunikan dapat mengerti. Misalnya pihak yang berharap berusaha mempengaruhi pihak yang diharap dalam hal ini komunikan, makakomunikator selalu berkata yang baik-baik tapi tidak benar. seharusnya komunikator berkata yang baik dan benar. serta disarankan kedua belah pihak yang terlibat harusmenyadari segala sesuatu harus relevan. Jika tidak, maka proses komunikasi akan selalumengalami hambatan. Namun perlu diperhatikan membumbui pembicaraan dengan kata-kata dusta akanmenngakibatkan komuikasi yang sesaat. karena pada proses komunikasi selanjutnyakomunikator pasti akan mengalami hambatan pada proses komunikasi selanjutnya.komunikator pada proses komunikasi ini, akan mengalami hambatan psikologis yaitu minimum self confidenc atau kurangnya percaya diri, hal ini terjadi karena komunikator merasa khawatir, kebohongan yang telah dilakukannya diketahui di kemudian hari.
- Penipuan, hambatan ini cukup jelas. sifat serta kata – kata yang menipu akan menjadi hambatankomunikasi untuk jangka waktu yang sangat lama, bahkan tidak akan pernah kembaliterjadinya proses komunikasi. Jika sikap ini dipertahankan.
- Tujuan yang tidak jelas. Beberapa pertanyaan yang mendasar dapat dilontarkan, Apakah komunikandengan komunikator mempunya kesamaan dalam tujuan, harapan dan kepentingan?apakah komunikator sudah menentukan tujuan dalam setiap pesan yang disampaikan?Jika komunikator tidak jelas menetapkan tujuan pesan yang disampaikan makakomunikator dan komunikan bisa saling memainkan peran. Namun peran yangdimainkan pun harus tampak jelas. Misalnya jika seorang ayah sedang menasihatianaknya maka perannya pun jelas harus sebagai ayah, tidak harus menjadi yang lain,misalnya ketika seorang ayah menemukan kenakalan pada anaknya, karena ingindianggap berwibawa justru mengambil peran menjadi seorang polisi, arogan.menginterogasi anaknya sendiri, hal ini tentu saja dapat menghambat proses komunikasidua arah, si anak tidak akan terbuka tentang masalah kenakalannya, bahkan jika sikap inidipertahankan kenakalan si anak akan menjadi-jadi karena mengalami kesalahpahaman
- Salah pahamHambatan komunikasi yang paling utama pada awalnya bersumber dari dari satuhal, yaitu kesalahpahaman. Interpretasi, respon, asumsi seseorang dalam menghadapisuatu permasalahan berbeda-beda, komunikan akan memahami yang komunikator katakan. Jika komunikator menelisik lebih jauh jika ada pertentangan dalam suatu proseskomunikasi. Dalam hambatan ini komunikator harus menjauhi sikap menyimpan permasalahan atau kesalahpahaman yang terjadi !
- Sisi historis atau pengalaman, Pada umumnya komunikator menjadikan filosofis dan pengalaman hidup masalalu sebagai rujukan komunikasi agar sang komunikan mengerti. Tidak ada salahnyamelakukan hal ini, terkecuali jika komunikator menjadikan pengalaman sebagai rujukantersebut tidak dengan sikap prasangka, maksudnya memproyeksikan pengalaman hidupterdahulu untuk menjadikan solusi untuk permasalahan komunikan, karena pengalamanhidup yang dialami komunikator terdahulu tidak akan sama persis dengan yang dialamikomunikan.
- Menganggap enteng lawan bicaraJika Komunikator merasa paling hebat dari komunikan, maka secara tidak langsung Komunikator telah merencanakan kegagalan dalam berkomunikasi, pasalnyaBagaimana mungkin seorang komunikan dapat menerima pesan yang disampaikan jikakomunikator tidak memiliki rasa hormat?
- Mendominasi pembicaraanMendominasi pembicaraan, hal ini sering terjadi.Seorang komunikator merasa pendapatnya paling benar sehingga tidak memberikan kesempatan komunikan untuk berbicara. Bahkan lebih jauh komunikator selalu memotong pembicaraan, padahal pesanyang disampaikan komunikan belum disampaikan secara utuh, sehingga sering terjadikesalahpahaman.Ketika Berkomunikasi dengan seseorang hindarilah sikap mendominasi pembicaraan agar bisa saling memberikan komentar. Namun jika komunikator melihathal ini terjadi, cobalah meminta komunikator untuk bersi keras memberikan komentar,agar komunikasi yang dijalin dapat berimbang
- Pihak KetigaKetika melakukan dialog, komunikator sering beranggapan bahwa dia tengah berbicara dengan seseorang saja. padahal bisa saja pada kenyataannya lawan bicaramerupakan ”penyambung lidah’ dari dua pihak atau bahkan berbagai pihak. Ambil satucontoh seorang pejabat tengah berbicara atau berdialog dengan beberapa wartawan, makayang perlu diperhatikan pejabat tersebut, yaitu bersikap selektif terhadap pesan yang akandilontarkan, karena pernyataannya tersebut akan didengar, dibaca, serta di lihat banyak orang di berbagai media. jika isi pesan tersebut mengganggu maka efek dari pesan yangdisampaikan akan cukup mengganggu. bahkan feed back yang akan diterima akandirasakan cukup mengganggu pula. Hal ini akan menjadi hambatan pada proseskomunikasi selanjutnya, serta jika terus berlanjut maka yang akan terjadi adalah sangsimoral dari banyak pihak.
Referensi :
Prof. deddy mulyana, M.A.,Ph.D ; ilmu komunikasi suatu pengantar ; PT remaja rosdakarya ; bandung.
Tim Dosen Jurusan Administrasi Pendidikan. (2010). Pengelolaan Pendidikan. Bandung : Jurusan Administrasi Pendidikan FIP UPI
Andri ” Hasan” Hardiansyah. (2012). Hambatan Komunikasi Dua Arah. [online]. Tersedia di : http://www.scribd.com/doc/8448519/10-Hambatan-Komunikasi-Dua-Arah.html [Februari 14,2010]
http://id.wikipedia.org/wiki/Fungsi_komunikasi
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html.
http://aseptaziek.blogspot.com/2009/08/komunikasi_02.html
http://edukasi.kompasiana.com/2011/09/14/tahapan-tahapan-komunikasi/
MataHolang Kahirupan 